Contabilidad se define como, "Facilitar la Administración de la Actividad Económica" y o también "Una ciencia desempeñada en la Administración de la cuenta y razón de la entrada y salida de caudales con los recados de justificación correspondientes".
Esta función tiene dos fases estrechamente relacionadas:
1) Medir y poner en orden los datos económicos.
2) La comunicación de los resultados de este proceso a las partes interesadas.
A modo de ejemplo, los contadores de la empresa miden periódicamente las pérdidas y ganancias de un mes, un trimestre o un año fiscal y publicar estos resultados en un estado de ganancias y pérdidas que se llama un estado de resultados.
Estas declaraciones incluyen elementos tales como cuentas por cobrar (lo que se le debe a la empresa) y las cuentas por pagar (lo que la empresa debe).
Se puede también llegar a ser muy complicado con temas como utilidades retenidas y la depreciación acelerada.
Esta en los niveles superiores de la contabilidad y de la organización.
Gran parte de la contabilidad, también se ocupa de contabilidad básica, este es el proceso que registra cada transacción, facturas pagadas, hasta el último centavo adeudado, cada dólar y centavo gastado y acumulado.
Es decir, sin embargo, los propietarios de empresas, que puedan ser propietarios individuales o también con millones de accionistas están más preocupados con los resúmenes de estas transacciones, que figuran en el estado financiero de su negocio.
El estado financiero resume los activos de una empresa, el cual el valor de un activo es lo que le costó cuando se adquirio la empresa.
Los estados financieros también registran cuáles fueron las fuentes de los activos, pueden ser en forma de créditos, préstamos al cuál el propietario tendrá que devolver con su respectivo interés.
Los beneficios que se genera son también un activo de la empresa.
Los sistemas de registros, partida doble y sencilla, han convivido hasta nuestros días, en dónde también se resumen los pasivos.
No obstante, el sistema de partida doble es el más usado.
Consiste, esencialmente, en que cada cargo o abono anotado en una cuenta debe quedar reflejado como abono o cargo en otra.
Obviamente, una empresa quiere presentar una mayor cantidad de activos para compensar los pasivos y mostrar un beneficio de suceso favorable de la empresa, y la gestión de estos dos elementos es la esencia de la contabilidad.
El documento fundamental de que se parte es el INVENTARIO, en el cual se reflejan el Activo y el Pasivo desglosados en los diferentes valores patrimoniales.
Existen diversos métodos de registro y síntesis de datos, y la mecanización va desarrollando procedimientos de lectura rápida de situaciones parciales o totales.
Actualmente, la contabilidad ha salido de los límites algo estrechos en que se desenvolvía para llegar a ser una ciencia utilisima en los estudios económicos y financieros de las haciendas privadas o públicas en la compleja situación económica actual.
Existe un sistema para realizar esto, no todas las empresas o particulares pueden diseñar sus propios sistemas de contabilidad, sino el cuál el resultado económico sería un caos.
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